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科学管理时间,助你走向成功

   这篇文章,可能会花你10分钟时间,但这是为了让你以后每天都少浪费2个小时。在下面这篇文章中,会告诉你如何管理时间,并具体指导你如何消除无休止的时间浪费?

 
时间管理的7个原则
 
  1.计划的原则
  凡事预则立,不预则废。时间管理也是一样。准备一个小本子,记录上每天要做的事情,随身携带,是一个很有效的办法。如果你不习惯,你也可以试用下Google Calendar
  2.长远的原则
  重要而紧急的事情,和重要而不紧急的事情,你更看重哪个?按照最新的时间管理理论,我们应该花最多的时间去做那些“重要但并不紧急”的事情,因为当你在重要而不紧急的事情上花的时间越来越多,你在重要而紧急的事情上花的事情就会越来越少,否则你将永远在处在“应急”的状态。当然,在时间的先后顺序上,你未必要先做重要而不紧急的事情,但在精力的分配上,一定要把最多的精力花在非常重要但并不紧急”的事情。
  3.交叉的原则
  人在做一件事情的时候,注意力的集中时间是有限的,所以,我们在做事情的时候,必须注意交叉,以使得自己始终保持很高的新鲜感。你可以先做一些很重要、需要大脑高度集中思考的事情,等累了的时候,就做一些员工沟通的工作,换一换脑子。经常交叉,保持新鲜感,能大大提高工作效率
  4.授权的原则
  人总是高估自己的地位和作用,觉得很多事情非躬亲不可。一些无关紧要的会议,是否可以让下属参加?然后让他把会议记录呈送给你即可。(按照我的经验,很多会议让一些高级管理人员参加,只是因为他们必须“知道”这个会议,但是未必一定要“参加”这个会议。对于会议组织者,避免犯错误是他们的本能) 把那些可以让别人做的事情更多的交给你的下属做,既锻炼了他们,又节省了你的时间,何必事必躬亲呢......
  5.紧张的原则
  人都是被逼出来的。举两个我们上学时候的例子,相信大家都经历过。大学里面,平常我们可能不怎么学习,但到考试前的一周,那是被逼到绝境了,这个时候,我们全身的力量都会集中起来,全力准备一周后的考试。于是,我们经常能发现,原来觉得很难的一门课程,一周时间也足够搞定了,起码60分是没问题的。另一个例子,大学里我常常抱怨花了太多的时间在作业上或者其它事情上而没有时间读自己喜欢的书,但真若给我一个寒假的时间读书,效率又往往不高。原因很简单,一回到家,心气立马下来了,人不紧张了,在安乐窝中效率自然下降......所以,我们在定计划的时候,一定要超过自己的实际能力,不能超过太多,但绝对不能少了。取法乎上,得乎其中;取法乎中,得乎其下。
  6.集中的原则
  这里的集中,有两层意思 ,一是集中一整块时间做一件重要的事情,二是集中你最好的状态最好的时间段处理重要的事情。
  对于需要脑力连续思考的工作,比如一个报告、一个专题文章、一个棘手问题的思考和处理等等,必须抽出整块的时间集中力量完成。大家共有的一个体会是:每次花15分钟,分10次写一篇文章,可能一事无成;但关起门来集中2-3个小时则一篇初稿基本就完成了。所以,每次要写文章或者做PPT,我都会匀出一大块时间来做。每天早上和晚上,我都会抽出1-2个小时阅读需要思考的材料。
  按照2/8原则,80%的事情是在20%的时间里面做出来的。每个人都有自己精力最好的时段,有些人是早晨,有些人是晚上,有些人是深夜,不一而足。不管是什么,充分利用好这段时间,做最费脑子的事情是一个最佳的选择。比如,我通常会早起,然后在上班前利用1个多小时阅读,这一个多小时通常效率非常高。
  7.分散的原则
  对于不需要脑力连续思考的工作,或者纯粹是机械性的工作,比如记英语单词、背诵一首诗、读一本杂志等等,应该尽量利用零碎的时间完成,比如等车、坐车、等人等等。所以,包里面随时放一本杂志、一本书和一些要记忆的材料,是一个不错的选择,我自己的包总是比较重,因为永远带着书和杂志。
 
消除无休止时间浪费的2个方法
 
  一.记录时间
  1.要管理好时间,首先必须明确你是如何消耗时间的;
  2.你如何消耗时间绝对不能凭你的“感觉”,你的感觉绝大部分情况下会欺骗你;
  3.记录时间的时候,可以用一本小册子,自己记录,也可以请你的秘书代劳,关键的是,你必须在处理某一工作的“当时”立即加以记录;
  4.通常,需要以一个月为时段,连续记录;
  5.根据你的记录,就能看到你的时间到底是如何被分配的,有多少是被浪费了,分析步骤如下:
  1) 首先找出什么事情根本不必做,这些事做了也是浪费时间,无助于成果。一个有效的技巧是,问自己“如果这个事情不做,会有什么后果?”如果回答是“不会有什么影响”或“没有什么太大影响”,那么这件事应该立即被取消;
  2) 其次,看看有哪些事情可以授权给下属或者由别人代劳。人总是高估自己的地位和作用,觉得很多事情非躬亲不可。比如一些无关紧要的会议,是否可以让下属参加,然后让他把会议记录呈送给你即可。(据大多数职业经理人经验,很多会议让一些高级管理人员参加,只是因为他们必须“知道”这个会议,但是未必一定要“参加”这个会议。对于会议组织者,避免犯错误是他们的本能)又比如,你可能不是一个有下属的管理者,但是同样可以花钱来“买时间”。对于一些机械性的工作,为什么不“外包”出去呢?你要清楚你每个小时的价值是多少;
  3) 再看看你有没有在浪费别人的时间。比如,你如果是会议组织者......
  6.总之,一句话:大胆减少无谓的工作,绝对无损于你的有效性!
  二.消除浪费时间的活动
  按照最新的时间管理理论,我们应该花最多的时间去做那些“非常重要但并不紧急”的事情。在大学里我们都知道学英语的重要性,但当紧急的事情来临的时候,我们大部分人都会选择放弃学英语,先做其它事情,因为“学英语的时间有的事,不着急”。于是,就这样一而再再而三的拖,直到拖到毕业......好,现在通过记录时间,我们已经发现了有很多时间被浪费,那么如何消除这些浪费时间的活动呢?除了上文已经提到的外,最重要的,就是做些“非常重要但不紧急的事情”来让浪费你时间的活动尽量少的发生。
  1.看看,制度是不是太少了
  聪明的人,不会被同一块石头绊倒两次。我在创维的时候,最经常遇到的就是工厂的生产和质检发生问题,可以说,很少有一个新单子(翻单会好些)是非常顺利的出货的,经常发生各种问题,而同样的问题经常一而再再而三的发生。仔细研究,发现很多问题都是可以通过制度的把关来解决的。公司的管理者经常犯的一个错误是,当危机或者问题发生的时候,非常积极的去处理,但当处理完毕后,就完事了,并没有想问题是如何发生的,根源在哪里,可以通过什么样的制度来保证下次不再发生这样的失误。而这个事情,就是属于“非常重要但不紧急的事情”,如果管理者不花大力气去做这个事情,那么就会一再地被焦头烂额的危机困死!管理优秀的工厂,总是风平浪静,单调乏味;而管理落后的工厂,总是热火朝天,高潮迭起......
  关于制度,惠普是典范。
  2.看看,人是不是太多了
  “某工程两人合作在两天内可以完成,如果是四人合作,需要几天完成?”这个问题小学生都会算,即正确答案是一天。但在实际中,正确答案则可能是两天、三天,甚至更多天,这正如人们常说的“一个和尚挑水吃,两个和尚抬水吃,三个和尚没水吃”。一部机器,零件越多出故障的概率就越高。因此,在机器功能达到要求的前提下,精明的设计师总是力求零件数量越少越好。同样道理,精明的领导在用人时总是力戒用多余的人,力求用最少的人办最多的事情。因为人多并非好办事,多余的人很可能会无事生非。
  关于人力,创维是典范。
  3.看看,会是不是太多了
  会议绝对是一个时间杀手!凡是稍微大点的公司,多少都会有过类似的经历,无休止的沉闷、无效率的会议浪费了太多时间。
  关于会议,三星是典范。
  4.看看,IT是不是太少了
  IT系统的利用可以大大提高效率,比如一个简单的财务上贴发票签字的事情,如果利用IT系统,会大大节省管理者和下属的时间,而且可以让管理更加透明。这样的投资是非常值得的。
  关于IT,微软是典范。
  学而不思则罔,思而不行则殆。知难行易,必须在我们的生活中不不断实践,才能真正提高自己的时间管理能力,否则,看过的书、学过的知识最终只会变成投到大海里的珍珠一样,除了泛起一点涟漪外,最终毫无价值。

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